Hạch toán kế toán khoản tiền hoa hồng bán hàng như thế nào?
Hoa hồng bán hàng là khoản tiền trả cho bên đảm nhiệm vị trí bán hàng hoặc các chi nhánh nhận được khi bán, ký kết hợp đồng thành công cho một sản phẩm hay một dịch vụ nào đó. Việc làm nào cũng cần có yếu tố để thúc đẩy phát triển nhân viên và hoa hồng là mục tiêu của người bán hàng. Vậy hạch toán kế toán khoản hoa hồng bán hàng được thực hiện như thế nào?
Luật sư tư vấn:
– Thông tư số 200/2014/TT-BTC ngày 22 tháng 12 năm 2014 của Bộ Tài chính hướng dẫn chế độ kế toán doanh nghiệp và Văn bản hợp nhất số 04/VBHN-BTC ngày 20 tháng 01 năm 2020 của Bộ Tài chính hướng dẫn chế độ kế toán doanh nghiệp. Có thể phân tích như sau:
- Các trường hợp hạch toán kế toán hoa hồng bán hàng
Hạch toán kế toán hoa hồng bán hàng được hướng dẫn như sau:
Trường hợp doanh nghiệp nhận bán hàng đại lý, bán đúng giá, hưởng hoa hồng:
– Đối với hàng hóa nhận bán đại lý, ký gửi theo phương thức bán đúng giá hưởng hoa hồng, doanh thu là phần hoa hồng bán hàng mà doanh nghiệp được hưởng.
– Khi xác định hoa hồng đại lý được hưởng, tính vào doanh thu hoa hồng về bán hàng đại lý, ghi nhận:
Nợ TK 311: Phải trả cho người bán
Có TK 511: Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
Có TK 3331: Thuế giá trị gia tăng phải nộp (nếu có).
– Khi thanh toán tiền cho bên giao hàng đại lý, ghi:
Nợ TK 331: Phải trả cho người bán (giá bán trừ (-) hoa hồng đại lý)
Trường hợp bên thứ ba là người cung cấp hàng hóa, dịch vụ hoặc chiết khấu giảm giá cho khách hàng thì thực hiện như sau:
– Trường hợp doanh nghiệp đóng vai trò là đại lý của bên thứ ba, phần chênh lệch giữa khoản doanh thu chưa thực hiện và số tiền phải thanh toán cho bên thứ ba đó được ghi nhận là doanh thu bán hàng cung cấp dịch vụ khi phát sinh nghĩa vụ thanh toán với bên thứ ba, ghi:
Nợ TK 3387: Doanh thu chưa thực hiện
Có TK 511: Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ (phần chênh lệch giữa doanh thu chưa thực hiện và số tiền trả cho bên thứ ba được coi như doanh thu hoa hồng đại lý)
Có các TK 111, 112 (số tiền thanh toán cho bên thứ ba).
Trường hợp bán hàng thông qua đại lý bán đúng giá hưởng hoa hồng
- a) Kế toán ở đơn vị giao hàng đại lý:
– Khi xuất kho sản phẩm, hàng hóa giao cho các đại lý phải lập Phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý. Căn cứ vào phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý, ghi:
Nợ TK 157: Hàng gửi đi bán
Có các TK 155, 156.
– Khi hàng hóa giao cho đại lý đã bán được, căn cứ vào Bảng kê hóa đơn bán ra của hàng hóa đã bán do các bên nhận đại lý hưởng hoa hồng lập gửi về kế toán phản ánh doanh thu bán hàng theo giá bán chưa có thuế giá trị gia tăng, ghi:
Nợ các TK 111, 112, 131,… (tổng giá thanh toán)
Có TK 511: Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
Có TK 3331: Thuế giá trị gia tăng phải nộp (33311).
Đồng thời phản ánh giá vốn của hàng bán ra, ghi:
Nợ TK 632: Giá vốn hàng bán
Có TK 157: Hàng gửi đi bán.
– Số tiền hoa hồng phải trả cho đơn vị nhận bán hàng đại lý hưởng hoa hồng, ghi:
Nợ TK 641: Chi phí bán hàng (hoa hồng đại lý chưa có thuế giá trị gia tăng)
Nợ TK 133: Thuế giá trị gia tăng được khấu trừ (1331)
Có các TK 111, 112, 131, …
- b) Kế toán ở đơn vị nhận đại lý, bán đúng giá hưởng hoa hồng:
– Khi nhận hàng đại lý bán đúng giá hưởng hoa hồng, doanh nghiệp chủ động theo dõi và ghi chép thông tin về toàn bộ giá trị hàng hóa nhận bán đại lý trong phần thuyết minh Báo cáo tài chính.
– Khi hàng hóa nhận bán đại lý đã bán được, căn cứ vào Hóa đơn giá trị gia tăng hoặc Hóa đơn bán hàng và các chứng từ liên quan, kế toán phản ánh số tiền bán hàng đại lý phải trả cho bên giao hàng, ghi:
Nợ các TK 111, 112, 131, …
Có TK 331: Phải trả cho người bán (tổng giá thanh toán).
– Định kỳ, khi xác định doanh thu hoa hồng bán hàng đại lý được hưởng, ghi:
Nợ TK 331: Phải trả cho người bán
Có TK 511: Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
Có TK 3331: Thuế giá trị gia tăng phải nộp (nếu có).
– Khi trả tiền bán hàng đại lý cho bên giao hàng, ghi:
Nợ TK 331: Phải trả cho người bán
Có các TK 111, 112.
Hoa hồng bán hàng bên giao đại lý phải trả cho bên nhận đại lý, ghi:
Nợ TK 641: Chi phí bán hàng
Nợ TK 133: Thuế giá trị gia tăng được khấu trừ
Có TK 131: Phải thu của khách hàng.
- Quy định về kế toán bán hàng thông qua đại lý bán đúng giá hưởng hoa hồng
Khi xác định được số tiền hoa hồng bán hàng đúng giá mà bên nhận đại lý được hưởng, bên nhận đại lý lập hóa đơn trên số tiền hoa hồng được hưởng để ghi giảm công nợ phải trả cho bên chủ hàng (bên giao đại lý) đồng thời hạch toán như sau:
2.1. Tại đơn vị có hàng ký gửi
Khi xuất hàng cho đại lý hoặc các đơn vị nhận bán hàng ký gửi thì sô hàng này vẫn thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp cho đến khi được tiêu thụ. Khi bán được hàng ký gửi, doanh nghiệp sẽ trả cho đại lý hoặc bên nhận ký gửi một khoản hoa hồng tính theo tỷ lệ phần trăm trên giá ký gửi của số hàng ký gửi thực tế đã bán được. Khoảng hoa hồng phải trả này được doanh nghiệp hạch toán vào chi phí bán hàng.
– Phản ánh trị giá thực tế xuất kho hàng ký gửi:
Nợ TK 157 (Theo giá trị xuất kho)
Có TK 155, 156
– Căn cứ vào bảng kê hóa đơn bán ra của sản phẩm bán qua đại lý đã tiêu thụ trong tháng. Doanh nghiệp lập hóa đơn giá trị gia tăng phản ánh doanh thu của sản phẩm đã tiêu thụ để giao cho đơn vị xác định khoản hoa hồng phải trả:
+ Phản ánh doanh thu bán hàng qua đại lý:
Nợ TK 111, 131 : Phải thu, đã thu từ bán hàng của đại lý
Có TK 511 : Hoa hồng đại lý được hưởng
Có TK 33311 : Thuế giá trị gia tăng trên phần hoa hồng được hưởng
+ Chi phí hoa hồng đại lý:
Nợ TK 641 : Hoa hồng đại lý
Nợ TK 1331 : Thuế giá trị gia tăng đầu vào của khoản hoa hồng
Có 111,112,131
+ Phản ánh giá vốn của hàng ký gửi thực tế đã bán được:
Nợ TK 632 : Giá vốn hàng bán
Có TK 157 : hàng gửi bán
2.2. Tại đại lý hoặc đơn vị nhận bán hàng ký gửi
Số sản phẩm, hàng hóa nhận làm đại lý, nhận bán ký gửi không thuộc quyền sở hữu của đơn vị này. Doanh thu của các đại lý chính là khoản hoa hồng được hưởng, thuế giá trị gia tăng đầu ra của đại lý chỉ tính trên hoa hồng được hưởng. Trị giá hàng hóa địa lý bán đúng giá ký gửi của chủ hàng và hưởng hoa hồng thì không phải tính và nộp thuế giá trị gia tăng.
Trình tự hạch toán:
Khi nhận hàng ký gửi, căn cứ vào giá trị trong hợp đồng ký gửi ghi:
Nợ TK 003: Hàng hóa nhận bán hộ, nhận ký gửi
– Khi bán được hàng ký gửi:
+ Kế toán ghi giảm giá trị nhận ký gửi : Có TK 003
+ Căn cứ vào hóa đơn giá trị gia tăng, đại lý hạch toán: Nợ TK 111, 112,131, … (Tổng số tiền phải thanh toán cho chủ hàng gồm giá ký gửi theo quy định và cả số thuế giá trị gia tăng)
Có TK 3388
– Cuối kỳ, căn cứ bảng kê hàng hóa bán ra, xác định số hoa hồng được hưởng:
Nợ TK 3388: Phải trả khác
Có TK 511: Hoa hồng được hưởng
Có TK 3331: Thuế giá trị gia tăng trên hoa hồng được hưởng
Có TK 111,112 : Số tiền thực trả cho chủ hàng sau khi đã trừ lại khoản hoa hồng được hưởng.
- Thực trạng kế toán bán hàng thông qua đại lý bán đúng giá hưởng hoa hồng
Một số doanh nghiệp giao đại lý yêu cầu bên nhận đại lý ký quỹ nhằm đảm bảo bên nhận đại lý thực hiện các nghĩa vụ đã cam kết
Trong trường hợp này, khoản tiền ký quỹ được bên nhận làm đại lý nộp cho bên giao đại lý sau khi ký kết hợp đồng bán đại lý nhằm đảm bảo việc thực hiện đúng các điều khoản ghi trong hợp đồng. Trong trường hợp không thực hiện đúng và đủ các điều kiện của hợp đồng, bên nhận đại lý sẽ bị phạt vi phạm hợp đồng, khoản tiền phạt này sẽ trừ vào số tiền đã ký quỹ.
Tuy nhiên, chế độ kế toán hiện hành chưa hướng dẫn ghi nhận khoản tiền ký quỹ này, gây lúng túng trong thực hiện. Hiện nay, các doanh nghiệp đang hạch toán nghiệp vụ này theo cách hiểu của mình, dẫn tới sự thiếu nhất quán trong hạch toán kế toán giữa các đơn vị.
Ví dụ, việc bên giao đại lý hạch toán khoản đặt cọc thông qua tài khoản (TK) 344: “Nhận ký quỹ, ký cược dài hạn” trong khi bên nhận đại lý hạch toán khoản này như một khoản ứng trước tiền hàng là chưa thống nhất.
Cụ thể:
– Bên giao đại lý ghi nhận khoản tiền ký quỹ của bên nhận đại lý như một khoản tiền ký quỹ nhận về và theo dõi trên TK 344.
Nợ TK 111, 112
Có TK 344
– Khi kết thúc hợp đồng đại lý, bên giao đại lý hoàn trả tiền ký quỹ, ký cược cho bên nhận đại lý và ghi:
Nợ TK 344
Có TK 111, 112
– Trường hợp bên nhận đại lý vi phạm hợp đồng kinh tế đã ký kết với doanh nghiệp giao đại lý, căn cứ số tiền bên nhận đại lý bị phạt theo thỏa thuận trong hợp đồng đại lý, kế toán tại bên giao đại lý ghi:
Nợ TK 344
Có TK 711
Việc bên giao đại lý ghi nhận và theo dõi khoản tiền ký quỹ trên TK 344 như các doanh nghiệp đang làm là hợp lý. Tuy nhiên, hiện nay nhiều đơn vị nhận đại lý lại coi khoản tiền ký quỹ cho bên giao đại lý là khoản tiền trả trước tiền mua hàng, tiền đặt cọc để tiến hành hoạt động mua hàng, do đó hạch toán thông qua TK 331 (dư Nợ):
Nợ TK 331
Có TK 111, 112
Nguyên nhân của việc có sự khác biệt như vậy trong hạch toán là do bên nhận đại lý là do sau khi mở đại lý, thông thường bên giao đại lý sẽ giao cho bên nhận đại lý một số hàng nhất định để làm hàng mẫu trưng bày tại cửa hàng. Do đó, bên nhận đại lý coi và ghi nhận khoản tiền ký quỹ đảm bảo hợp đồng như khoản tiền trả cho phần hàng mẫu đó hoặc khấu trừ vào số tiền phải trả cho bên giao đại lý khi hoàn thành nghiệp vụ bán đại lý.
Không ít doanh nghiệp khi thực hiện nghiệp vụ bán đại lý có quy định về việc thưởng doanh thu (ngoài hoa hồng) cho các đại lý của mình.
Theo chính sách bán hàng của doanh nghiệp, khi đại lý bán hàng đạt mức doanh thu nhất định sẽ được thưởng một khoản tiền hoặc một số hàng tương ứng với khoản tiền thưởng về doanh thu.
Ví dụ: nếu đại lý đạt mức doanh thu hàng bán đại lý 600 triệu đồng thì được thưởng 10 triệu đồng hoặc được thưởng lượng hàng tương ứng 10 triệu đồng.
Việc hạch toán phần thưởng doanh thu cho đại lý chưa được quy định trong chế độ kế toán hiện hành về kế toán bán hàng thông qua đại lý bán đúng giá hưởng hoa hồng. Đối với hoạt động thương mại thông thường, khoản tiền thưởng doanh thu được hạch toán như một khoản chiết khấu thương mại dành cho khách hàng.
