1. Chuẩn bị hồ sơ pháp lý
Dưới đây là danh sách chi tiết các loại giấy tờ và chứng từ cần thiết mà doanh nghiệp cần chuẩn bị:
– Giấy phép đăng ký kinh doanh: Đây là tài liệu quan trọng chứng nhận doanh nghiệp đã được cấp phép hoạt động theo quy định của pháp luật. Nó bao gồm thông tin về tên doanh nghiệp, địa chỉ, ngành nghề kinh doanh và người đại diện pháp luật
– Giấy chứng nhận đăng ký thuế: Đây là tài liệu chứng nhận doanh nghiệp đã đăng ký mã số thuế với cơ quan thuế đảm bảo rằng doanh nghiệp tuân thủ các nghĩa vụ về thuế đối với nhà nước
– Giấy phép con (nếu có): Trong một số ngành nghề đặc thù thì ngoài giấy phép đăng ký kinh doanh , doanh nghiệp cần có thêm giấy phép con như giấy phép an toàn vệ sinh thực phẩm, giấy phép môi trường, giấy phép phòng cháy chữa cháy và các giấy phép chuyên ngành khác.
– Báo cáo tài chính năm gần nhất: Đây là báo cáo tổng hợp tình hình tài chính của doanh nghiệp trong năm vừa qua, bao gồm báo cáo kết quả kinh doanh, bảng cân đối kế toán, báo cáo lưu chuyển tiền tệ, thuyết minh báo cáo tài chính.
– Các quyết định bổ nhiệm cán bộ kế toán trưởng, thủ quỹ: Đây là các quyết định nội bộ của doanh nghiệp về việc bổ nhiệm các cá nhân chịu trách nhiệm chính về công tác kế toán và quản lý quỹ tiền mặt.
– Bảng kê các tài khoản kế toán đang sử dụng: Đây là danh sách chi tiết các tài khoản kế toán mà doanh nghiệp đang sử dụng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
– Sổ sách kế toán theo quy định: Bao gồm sổ nhật ký chung, sổ cái, sổ phụ và các sổ khác theo quy định của pháp luật về kế toán.
– Hóa đơn đầu vào đầu ra: Các chứng từ ghi nhận các giao dịch mua bán hàng hóa, dịch vụ của doanh nghiệp.
– Các chứng từ liên quan đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp: Bao gồm các hợp đồng kinh tế, biên bản thanh lý hợp đồng, biên bản giao nhận hàng hóa, các chứng từ khác có liên quan đến các hoạt động kinh doanh hàng ngày của doanh nghiệp.
2. Sắp xếp chứng từ gốc
Trước hết, cần sắp xếp các chứng từ gốc theo từng tháng, từng quý để đảm bảo tính thứ tự thời gian và thuận tiện cho việc tra cứu sau này. Tiếp theo, chúng ta cần tiến hành phân loại chứng từ theo từng loại nghiệp vụ cụ thể như: chứng từ mua hàng, chứng từ bán hàng, chứng từ chi phí, các loại chứng từ khác liên quan đến hoạt động kinh doanh.
Sau khi phân loại thì cần tiến hành kiểm tra tính hợp lệ của từng chứng từ. Điều này bao gồm việc kiểm tra xem các chứng từ có đầy đủ chữ ký của các bên liên quan hay không, đã được đóng dấu xác nhận chưa và các hóa đơn kèm theo có hợp lệ theo quy định pháp luật hay không. Đây là bước quan trọng để đảm bảo rằng mọi chứng từ đều đáp ứng các yêu cầu pháp lý và có giá trị sử dụng.
Sau khi kiểm tra và đảm bảo tính hợp lệ của chứng từ thì cần sắp xếp chúng một cách gọn gàng có hệ thống để dễ dàng tra cứu khi cần thiết.
3. Kiểm tra lại việc hạch toán nghiệp vụ kế toán trên phần mềm
TRước hết, cần tiến hành kiểm tra lại toàn bộ quá trình hạch toán nghiệp vụ kế toán trên phần mềm để đảm bảo rằng tất cả các giao dịch và sự kiện kinh tế đã được ghi nhận.
Tiếp theo, in sao tất cả các báo cáo tài chính cần thiết. Điều này bao gồm nhưng không giới hạn các báo cáo kết quả kinh doanh bảng cân đối kế toán, báo cáo lưu chuyển tiền tệ và các báo cáo tài chính khác mà doanh nghiệp cần nộp cho các cơ quan chức năng hoặc các bên liên quan.
Bước kế tiếp, kiểm tra tính chính xác của tất cả các dữ liệu kế toán đã nhập vào phần mềm.
Cuối cùng, nếu phát hiện bất kỳ sai sót trong quá trình kiểm tra thì cần thực hiện các biện pháp sửa chữa kịp thời và đúng đắn.
>>> Xem thêm: Xử lý tài sản cố định hình thành tự xây dựng, sản xuất
4. Sắp xếp các báo cáo đã nộp cho cơ quan thuế
– Báo cáo tài chính: Đây là các tài liệu quan trọng phản ánh tình hình tài chính của doanh nghiệp, bao gồm các bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, báo cáo lưu chuyển tiền tệ và thuyết minh báo cáo tài chính.
– Bảng kê thuế: Tài liệu này liệt kê chi tiết các loại thuế mà doanh nghiệp phải nộp, bao gồm thuế giá trị gia tăng, thuế thu nhập doanh nghiệp, thuế thu nhập cá nhân và các loại thuế khác nếu có.
– Các tờ khai thuế: Các tờ khai thuế hàng tháng, hàng quý, hàng năm.
– Các quyết định hoàn thuế, miễn thuế (nếu có): Bao gồm các văn bản chính thức từ cơ quan thuế về việc hoàn thuế hoặc miễn thuế cho doanh nghiệp.
5. Kiểm tra sổ sách
Trước hết, cần kiểm tra xem các sổ sách đã được ghi chép đầy đủ chưa, có phản ánh đúng mọi giao dịch và hoạt động diễn ra hay không và liệu chúng có được cập nhật đúng lúc và không bị bỏ sót bất kỳ thông tin nào.
Ngoài ra, việc kiểm tra này còn bao gồm xem xét các sổ sách có được đóng dấu và ký tên bởi người có trách nhiệm lập sổ hay không, để xác nhận tính hợp pháp và chính xác thông tin.
Cuối cùng, một yếu tố không kém phần quan trọng là sổ sách cần phải được bảo quản một cách an toàn, tránh khỏi những hư hỏng vật lý hay sự mất mát dữ liệu do các nguyên nhân khách quan và chủ quan.
6. Sắp xếp các hợp đồng
Trước hết, cần tiến hành sắp xếp các hợp đồng hiện có theo từng đối tác khác nhau, điều này giúp cho việc theo dõi và truy xuất thông tin hợp đồng trở nên nhanh chóng.
Tiếp theo, mỗi hợp đồng cần được kiểm tra kỹ lưỡng về tính hợp lệ bao gồm việc đảm bảo rằng hợp đồng có đầy đủ các điều khoản cần thiết/
Cuối cùng, sau khi kiểm tra và xác nhận tính hợp lệ thì các hợp đồng cần được sắp xếp một cách gọn gàng và có hệ thống để dễ dàng tra cứu khi cần thiết.
7. Kiểm tra sổ phụ ngân hàng
Bước 1: Kiểm tra ghi chép: Đảm bảo rằng các giao dịch trên sổ phụ ngân hàng được ghi chép đầy đủ, chính xác và kịp thời.
Bước 2: Xác nhận chữ ký: Kiểm tra xem sổ phụ ngân hàng có chữ ký của người lập sổ không. Chữ ký là minh chứng cho việc thông tin được xác nhận và ghi chép bởi một người có trách nhiệm
Bước 3: Đối chiếu với sao kê ngân hàng: So sánh các giao dịch trong sổ phụ ngân hàng với sao kê ngân hàng để đảm bảo rằng tất cả các giao dịch đều trùng khớp và không sai lệch.
8. Chuẩn bị nhân sự
Chỉ định người phụ trách tiếp đón đoàn thanh tra:
– Chọn một người có kinh nghiệm và thông báo về quy trình tiếp đón khách quan trọng
– Đảm bảo người được chọn có khả năng giao tiếp tốt và biết cách xử lý các tình huống khó khăn
Cung cấp đầy đủ thông tin cần thiết:
– Chuẩn bị một bộ hồ sơ chứa đựng các thông tin quan trọng như lịch trình, mục tiêu của đoàn thanh tra, các vấn đề giải quyết và các tài liệu hỗ trợ
– Đảm bảo thông tin được trình bày rõ ràng, logic và chi tiết để đoàn thanh tra dễ dàng tiếp cận và hiểu
Hợp tác trong quá trình thanh tra:
– Sẵn sàng hợp tác và cung cấp mọi thông tin mà đoàn thanh tra yêu cầu
>>> Xem thêm: Cách kê khai thuế GTGT vãng lai ngoại tỉnh khi xây dựng, bán hàng
9. Một số lưu ý khác
Việc chuẩn bị kỹ lưỡng cho một cuộc thanh tra thuế là điều mà các doanh nghiệp cần chú ý để đảm bảo việc tuân thủ đầy đủ các quy định pháp luật về thuế. Điều này bao gồm việc thường xuyên cập nhật các quy định về luật thuế để đảm bảo sự tuân thủ chính xác, lập kế hoạch thanh tra thuế định kỳ để phát hiện và khắc phục những sai sót kịp thời, cũng như tham khảo ý kiến của luật sư thuế khi có vấn đề phát sinh.
Kế Toán Trí Đức đã giải đáp mọi thông tin bạn cần biết về Doanh nghiệp cần chuẩn bị gì cho một cuộc thanh tra thuế?. Cảm ơn các bạn vì đã dành thời gian để xem qua bài viết. Hy vọng với những thông tin trên của bài viết đều sẽ hữu ích với các bạn đọc.
Quý khách hàng có nhu cầu thì tham khảo thêm nội dung bài viết sau của công ty Kế Toán Trí Đức
>>> Xem thêm : Kế toán tổng hợp từ A – Z – Ai cũng có thể trở thành kế toán tổng hợp
