HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ LẬP SAI THÌ XỬ LÝ NHƯ THẾ NÀO?
a. Trường hợp: Người bán tự phát hiện hóa đơn điện tử đã được cấp mã của CQT viết sai, chưa gửi cho khách hàng (Căn cứ tại Khoản 1, Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP)
+ Cách xử lý: Hủy hóa đơn đã lập và phát hành hóa đơn mới thay thế.
Bước 1: Hủy hóa đơn đã lập có sai sót (nhưng chưa gửi cho khách hàng)
Doanh nghiệp/kế toán tiến hành thao tác Hủy hóa đơn đã phát hành có sai sót và Nhập lý do hủy trên phần mềm hóa đơn điện tử đang sử dụng.
Trường hợp hóa đơn sai sót này chưa gửi cho khách hàng nên khi Hủy hóa đơn không cần thông báo hủy cho khách hàng.
Bước 2: Lập thông báo hóa đơn sai sót gửi CQT
Bước tiếp tại, doanh nghiệp/kế toán cần thực hiện thông báo với cơ quan thuế tại Mẫu số 04/SS-HĐĐT (ban hành kèm tại Nghị định 120) về việc hủy hóa đơn điện tử có mã đã lập có sai sót có hiệu lực từ ngày 01/7/2022Bước 3: Lập hóa đơn mới, gửi CQT cấp mã và gửi cho khách hàng
Lập hóa đơn điện tử mới, ký số và gửi cơ quan thuế để cấp mã hóa đơn mới thay thế hóa đơn đã lập, và gửi cho người mua. Thao tác thực hiện tương tự như khi lập và phát hành hóa đơn mới.
Cơ quan thuế thực hiện hủy hóa đơn trên hệ thống của CQT.
Bước 4: Gửi lại hóa đơn mới (thay thế) cho người mua
b. Trường hợp: Người bán hoặc người mua phát hiện hóa đơn có sai sót sau khi gửi khách hàng
+ Xử lý sai sót hóa đơn ghi sai tên, địa chỉ của người mua (các nội dung khác không viết sai)
(Căn cứ tại Điểm a Khoản 2, Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP)
+ Cách xử lý: Thông báo hóa đơn có sai sót cho người mua và CQT, không phải lập lại hóa đơn.
Bước 1: Gửi thông báo hóa đơn sai sót cho người mua
Doanh nghiệp/kế toán gửi thông báo cho người mua (khách hàng) về việc hóa đơn điện tử có sai sót với nội dung sai tên hoặc địa chỉ của người mua.
Bước 2: Lập thông báo hóa đơn sai sót gửi cơ quan thuế
Doanh nghiệp/kế toán thực hiện lập thông báo hóa đơn điện tử có sai sót gửi lên cơ quan thuế tại Mẫu số 04/SS-HĐĐT (ban hành kèm tại Nghị định 120) với nội dung Giải trình và ghi rõ lý do sai sót.
Bước 3: Gửi cho người mua kết quả đã thông báo cho cơ quan thuế về sai sót
b. Trường hợp: Người bán hoặc người mua phát hiện hóa đơn có sai sót sau khi gửi khách hàng
+ Xử lý hóa đơn điện tử viết sai về Mã số thuế, Số tiền ghi trên hóa đơn, Thuế suất, Tiền thuế hoặc Hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng (Căn cứ tại Điểm b Khoản 2, Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP)
+Cách xử lý: Người bán và người mua tự thỏa thuận với nhau để chọn 1 trong 2 phương án giải quyết như sau:
TH 1: Lập hóa đơn điều chỉnh cho HĐĐT có sai sót.
+ Cách xử lý:
Bước 1: Lập hóa đơn điều chỉnh
Người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập có sai sót.
Trường hợp người bán và người mua có thỏa thuận về việc lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn điều chỉnh sai sót thì 2 bên ghi rõ sai sót trong văn bản, sau đó người bán lập hóa đơn điều chỉnh cho hóa đơn điện tử đã lập có sai sót.
Hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.
– Đối với doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân áp dụng hóa đơn điện tử có mã CQT: Người bán ký số trên hóa đơn điện tử mới điều chỉnh cho HĐĐT đã lập có sai sót, sau đó gửi cơ quan thuế cấp mã cho hóa đơn điện tử mới để gửi cho người mua.
– Đối với doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân áp dụng hóa đơn điện tử không có mã CQT: Người bán ký số trên hóa đơn điện tử mới điều chỉnh cho HĐĐT đã lập có sai sót sau đó gửi cho người mua.
Bước 2: Lập thông báo hóa đơn sai sót gửi Cơ quan thuế
Doanh nghiệp/kế toán thực hiện lập thông báo hóa đơn điện tử có sai sót gửi lên cơ quan thuế và kiểm tra trạng thái thông báo/phản hồi của cơ quan thuế.
Bước 3: Gửi lại hóa đơn đã điều chỉnh đúng cho người mua.
TH 2: Hủy hóa đơn sai sót và lập hóa đơn điện tử mới thay thế
+ Cách xử lý:
Bước 1: Hủy hóa đơn điện tử có sai sót
Bước 2: Lập hóa đơn mới thay thế cho hóa đơn sai sót đã hủy
Người bán lập hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn điện tử có sai sót.
Trường hợp bên bán và bên mua có thỏa thuận về việc lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn thay thế cho hóa đơn ban đầu có sai sót, thì 2 bên ghi rõ sai sót vào văn bản, sau đó người bán lập hóa đơn điện tử thay thế hóa đơn đã lập có sai sót.
Hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.
Thao tác thực hiện tương tự như khi lập và phát hành hóa đơn mới.
– Đối với doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân áp dụng hóa đơn điện tử có mã CQT: Người bán ký số trên hóa đơn điện tử mới thay thế cho HĐĐT đã lập có sai sót, sau đó gửi cơ quan thuế cấp mã cho hóa đơn điện tử mới để gửi cho người mua.
– Đối với doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân áp dụng hóa đơn điện tử không có mã CQT: Người bán ký số trên hóa đơn điện tử mới thay thế cho HĐĐT đã lập có sai sót sau đó gửi cho người mua.
Bước 3: Lập thông báo hóa đơn điện tử có sai sót gửi Cơ quan thuế
Bước 4: Gửi lại hóa đơn mới (hóa đơn thay thế) cho người mua.c. Trường hợp: Cơ quan thuế phát hiện sai sót và thông báo đến người bán (Căn cứ tại Khoản 3, Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP)
Bước 1: Nhận thông báo rà soát của cơ quan thuế
Trường hợp cơ quan thuế phát hiện sai sót trên hóa đơn điện tử của đơn vị, cơ quan thuế sẽ thông báo cho người bán tại Mẫu số 01/TB-RSĐT (ban hành kèm tại Nghị định 123) qua email để người bán kiểm tra sai sót.
Lưu ý:
– Trên mẫu Thông báo về hóa đơn điện tử cần rà soát CQT gửi người bán có ghi thời hạn để đơn vị thông báo lại kết quả rà soát cho CQT. Nếu hết thời hạn mà người bán không thông báo lại với CQT, CQT sẽ tiếp tục gửi thông báo yêu cầu rà soát lần 2.
– Trường hợp sau 2 lần thông báo nhưng bên bán vẫn không gửi kết quả phản hồi, CQT sẽ xem xét chuyển sang trường hợp kiểm tra về sử dụng hóa đơn điện tử của đơn vị.
Bước 2: Lập thông báo hóa đơn điện tử có sai sót gửi CQT
Bước 3: Hủy/Thay thế/Điều chỉnh hóa đơn, chờ CQT cấp mã và gửi cho người mua.
a. Trường hợp: Người bán tự phát hiện hóa đơn điện tử đã được cấp mã của CQT viết sai, chưa gửi cho khách hàng (Căn cứ tại Khoản 1, Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP)
+ Cách xử lý: Hủy hóa đơn đã lập và phát hành hóa đơn mới thay thế.
Bước 1: Hủy hóa đơn đã lập có sai sót (nhưng chưa gửi cho khách hàng)
Doanh nghiệp/kế toán tiến hành thao tác Hủy hóa đơn đã phát hành có sai sót và Nhập lý do hủy trên phần mềm hóa đơn điện tử đang sử dụng.
Trường hợp hóa đơn sai sót này chưa gửi cho khách hàng nên khi Hủy hóa đơn không cần thông báo hủy cho khách hàng.
Bước 2: Lập thông báo hóa đơn sai sót gửi CQT
Bước tiếp tại, doanh nghiệp/kế toán cần thực hiện thông báo với cơ quan thuế tại Mẫu số 04/SS-HĐĐT (ban hành kèm tại Nghị định 120) về việc hủy hóa đơn điện tử có mã đã lập có sai sót có hiệu lực từ ngày 01/7/2022Bước 3: Lập hóa đơn mới, gửi CQT cấp mã và gửi cho khách hàng
Lập hóa đơn điện tử mới, ký số và gửi cơ quan thuế để cấp mã hóa đơn mới thay thế hóa đơn đã lập, và gửi cho người mua. Thao tác thực hiện tương tự như khi lập và phát hành hóa đơn mới.
Cơ quan thuế thực hiện hủy hóa đơn trên hệ thống của CQT.
Bước 4: Gửi lại hóa đơn mới (thay thế) cho người mua
b. Trường hợp: Người bán hoặc người mua phát hiện hóa đơn có sai sót sau khi gửi khách hàng
+ Xử lý sai sót hóa đơn ghi sai tên, địa chỉ của người mua (các nội dung khác không viết sai)
(Căn cứ tại Điểm a Khoản 2, Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP)
+ Cách xử lý: Thông báo hóa đơn có sai sót cho người mua và CQT, không phải lập lại hóa đơn.
Bước 1: Gửi thông báo hóa đơn sai sót cho người mua
Doanh nghiệp/kế toán gửi thông báo cho người mua (khách hàng) về việc hóa đơn điện tử có sai sót với nội dung sai tên hoặc địa chỉ của người mua.
Bước 2: Lập thông báo hóa đơn sai sót gửi cơ quan thuế
Doanh nghiệp/kế toán thực hiện lập thông báo hóa đơn điện tử có sai sót gửi lên cơ quan thuế tại Mẫu số 04/SS-HĐĐT (ban hành kèm tại Nghị định 120) với nội dung Giải trình và ghi rõ lý do sai sót.
Bước 3: Gửi cho người mua kết quả đã thông báo cho cơ quan thuế về sai sót
b. Trường hợp: Người bán hoặc người mua phát hiện hóa đơn có sai sót sau khi gửi khách hàng
+ Xử lý hóa đơn điện tử viết sai về Mã số thuế, Số tiền ghi trên hóa đơn, Thuế suất, Tiền thuế hoặc Hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng (Căn cứ tại Điểm b Khoản 2, Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP)
+Cách xử lý: Người bán và người mua tự thỏa thuận với nhau để chọn 1 trong 2 phương án giải quyết như sau:
TH 1: Lập hóa đơn điều chỉnh cho HĐĐT có sai sót.
+ Cách xử lý:
Bước 1: Lập hóa đơn điều chỉnh
Người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập có sai sót.
Trường hợp người bán và người mua có thỏa thuận về việc lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn điều chỉnh sai sót thì 2 bên ghi rõ sai sót trong văn bản, sau đó người bán lập hóa đơn điều chỉnh cho hóa đơn điện tử đã lập có sai sót.
Hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.
– Đối với doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân áp dụng hóa đơn điện tử có mã CQT: Người bán ký số trên hóa đơn điện tử mới điều chỉnh cho HĐĐT đã lập có sai sót, sau đó gửi cơ quan thuế cấp mã cho hóa đơn điện tử mới để gửi cho người mua.
– Đối với doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân áp dụng hóa đơn điện tử không có mã CQT: Người bán ký số trên hóa đơn điện tử mới điều chỉnh cho HĐĐT đã lập có sai sót sau đó gửi cho người mua.
Bước 2: Lập thông báo hóa đơn sai sót gửi Cơ quan thuế
Doanh nghiệp/kế toán thực hiện lập thông báo hóa đơn điện tử có sai sót gửi lên cơ quan thuế và kiểm tra trạng thái thông báo/phản hồi của cơ quan thuế.
Bước 3: Gửi lại hóa đơn đã điều chỉnh đúng cho người mua.
TH 2: Hủy hóa đơn sai sót và lập hóa đơn điện tử mới thay thế
+ Cách xử lý:
Bước 1: Hủy hóa đơn điện tử có sai sót
Bước 2: Lập hóa đơn mới thay thế cho hóa đơn sai sót đã hủy
Người bán lập hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn điện tử có sai sót.
Trường hợp bên bán và bên mua có thỏa thuận về việc lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn thay thế cho hóa đơn ban đầu có sai sót, thì 2 bên ghi rõ sai sót vào văn bản, sau đó người bán lập hóa đơn điện tử thay thế hóa đơn đã lập có sai sót.
Hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.
Thao tác thực hiện tương tự như khi lập và phát hành hóa đơn mới.
– Đối với doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân áp dụng hóa đơn điện tử có mã CQT: Người bán ký số trên hóa đơn điện tử mới thay thế cho HĐĐT đã lập có sai sót, sau đó gửi cơ quan thuế cấp mã cho hóa đơn điện tử mới để gửi cho người mua.
– Đối với doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân áp dụng hóa đơn điện tử không có mã CQT: Người bán ký số trên hóa đơn điện tử mới thay thế cho HĐĐT đã lập có sai sót sau đó gửi cho người mua.
Bước 3: Lập thông báo hóa đơn điện tử có sai sót gửi Cơ quan thuế
Bước 4: Gửi lại hóa đơn mới (hóa đơn thay thế) cho người mua.c. Trường hợp: Cơ quan thuế phát hiện sai sót và thông báo đến người bán (Căn cứ tại Khoản 3, Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP)
Bước 1: Nhận thông báo rà soát của cơ quan thuế
Trường hợp cơ quan thuế phát hiện sai sót trên hóa đơn điện tử của đơn vị, cơ quan thuế sẽ thông báo cho người bán tại Mẫu số 01/TB-RSĐT (ban hành kèm tại Nghị định 123) qua email để người bán kiểm tra sai sót.
Lưu ý:
– Trên mẫu Thông báo về hóa đơn điện tử cần rà soát CQT gửi người bán có ghi thời hạn để đơn vị thông báo lại kết quả rà soát cho CQT. Nếu hết thời hạn mà người bán không thông báo lại với CQT, CQT sẽ tiếp tục gửi thông báo yêu cầu rà soát lần 2.
– Trường hợp sau 2 lần thông báo nhưng bên bán vẫn không gửi kết quả phản hồi, CQT sẽ xem xét chuyển sang trường hợp kiểm tra về sử dụng hóa đơn điện tử của đơn vị.
Bước 2: Lập thông báo hóa đơn điện tử có sai sót gửi CQT
Bước 3: Hủy/Thay thế/Điều chỉnh hóa đơn, chờ CQT cấp mã và gửi cho người mua.
d. Xử lý hóa đơn điện tử có sai sót trong một số trường hợp khác
Kể từ thời điểm doanh nghiệp/tổ chức/cá nhân sử dụng hóa đơn điện tử tại Nghị định 123 và Thông tư 78, sau đó phát hiện hóa đơn đã lập tại quy định cũ trước đó (Nghị định 51) có sai sót ⇒ Bắt buộc lập hóa đơn thay thế – Căn cứ tại Khoản 6, Điều 12 Thông tư 78
Nếu hóa đơn không có ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn có sai sót => Lập hóa đơn điều chỉnh
Nếu hóa đơn thay thế bị sai => Lập hóa đơn thay thế khác (vẫn thay thế cho hóa đơn thay thế)
Nếu hóa đơn điều chỉnh bị sai => Lập hóa đơn điều chỉnh khác (vẫn điều chỉnh cho hóa đơn gốc)
Tài liệu tham khảo : Nghị định số 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC
===> Xem thêm : Cách tính thuế nhập khẩu giá trị gia tăng hàng nhập khẩu
THÔNG TIN LIÊN HỆ:
Hotline: 0983 337 438
Website: http://ketoantriduc.com
Fanpage : https://www.facebook.com/quantrikinhdoanhtriduc
Youtube: https://www.youtube.com/watch?v=dX4c3VjLvm0
Instagram: https://www.instagram.com/triducemc/
Pinterest: https://pinterest.com/triducemc
Twitter: https://twitter.com/Triducemc
Xin trân trọng cảm ơn..!
———————————
Trí Đức – đồng hành cùng phát triển
